Optimisation de l’accueil en entreprise

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En tant que lien entre l’extérieur et l’intérieur, la zone d’accueil est un poste stratégique dans une entreprise. Outre qu’ils offrent aux visiteurs la première image de votre entreprise, ses responsables ont un rôle clé dans l’entreprise : l’hôte(ses) d’accueil est chargé(e) d’une partie de l’organisation interne, et l’agent d’accueil sécuritaire veille à la sécurisation des biens et des personnes. Pour valoriser et optimiser au mieux ce poste, il faut se concentrer sur trois axes : l’attitude, les compétences, et les outils. De ce point de vue, un système de contrôle d’accès électronique, bien maîtrisé, fait gagner considérablement en efficacité et en sécurité.

Former aux bonnes pratiques de l’accueil

La courtoisie et le sang-froid sont deux qualités primordiales pour les agents d’accueil. Mais à ce poste polyvalent, qui implique l’accueil et l’orientation des visiteurs, le traitement des appels téléphoniques, la réception du courrier, la réservation de salles de réunion, etc, il n’est pas toujours évident de garder son calme en menant simultanément plusieurs tâches urgentes. Il est donc vivement recommandé de former les hôtes(ses) d’accueil avec un objectif de rigueur et d’efficacité, pour le bien de l’entreprise et le bien-être de l’agent. Par exemple :

comment pouvoir traiter tous les appels entrants en moins de 5 sonneries ? comment offrir aux visiteurs un accueil qualitatif et personnalisé ?

Outre la connaissance des procédures, l’agent d’accueil a besoin d’une parfaite intégration dans l’entreprise, puisque son métier consiste essentiellement à assurer la mise en relation; il doit être informé par les employés de leurs absences, rendez-vous proches, besoins de salles de réunion, etc.

Veiller à l’ergonomie du poste de travail

Le poste de travail doit être aménagé en fonction des tâches à effectuer. La hauteur de l’assise, et donc du bureau/comptoir, est fonction du nombre de visites/jour et de leur durée moyenne. Si les visites sont peu fréquentes, mais que l’agent a de nombreux déplacements à effectuer, la position debout est envisageable; si le travail sur écran est long, et les visites plus fréquentes, mieux vaut un mobilier en position assise ou assis-debout. L’ergonomie du poste de travail réduit le risque de TMS (trouble musculo-squelettiques) et augmente l’efficacité.

Comme pour tout espace de travail, on veille à disposer de rangements adaptés, à ne pas laisser d’obstacles sur les trajets de l’agent, à choisir l’éclairage pour qu’il ne fatigue pas les yeux. Et pour le poste spécifique de l’accueil, une attention particulière doit être accordée à la sécurité : l’agent doit disposer d’une vue directe sur l’entrée de l’entreprise, et d’un système d’alarme qu’il peut déclencher en cas de danger.

Faciliter la gestion des clés

La gestion des clés peut être très complexe, même dans une petite entreprise. Un contrôle d’accès électronique, avec lequel les clés sont remplacées par des badges, permet de gérer un ensemble de portes, avec une grande souplesse et en toute autonomie. Avec le système easylock, développé par Pollux, la circulation des personnes dans l’entreprise devient donc beaucoup simple à gérer, puisqu’elle est en grande partie automatisée.

Chaque employé a un badge personnel, qui lui donne accès à un certain nombre de portes : on parle de droits d’accès. On peut les restreindre à des horaires précis, on peut les désactiver pendant les congés de son propriétaire.

Pour les entreprises avec un grand nombre d’accès et/ou d’employés, le système est centralisé par un logiciel, et toutes les manœuvres sont faites depuis un ordinateur. L’agent d’accueil, ou le responsable de sécurité, peut modifier les droits d’accès de chacun, créer de nouveaux badges, et désactiver les badges perdus. La faille de sécurité que génère une clé perdue n’existe plus.

Fluidifier l’organisation

Le rôle de l’agent d’accueil est en partie organisationnel.

Un système de contrôle d’accès facilite et sécurise les réunions et les visites.

En effet, lorsqu’un visiteur se présente, l’agent d’accueil, préalablement prévenu, lui aura créé un badge temporaire qui lui permettra de circuler sans entrave dans l’entreprise, mais sans nuire à la sécurité de l’entreprise. Le bénéfice est triple : l’attente est écourtée, l’accueil est personnalisé, les locaux sont sécurisés.

Autre exemple : un employé veut organiser une réunion dans une salle, avec 8 personnes. L’agent d’accueil peut autoriser les badges de ces 9 personnes à ouvrir la salle de réunion pendant 3 heures.

Comment optimiser l’accueil en entreprise, donc ?

En donnant aux agents d’accueil les moyens de faire un travail efficace et précis : une formation qualitative, un mobilier et un équipement adaptés, et un système de contrôle d’accès simple d’utilisation et puissant dans la sécurité.

Publié le 11 février 2016 dans Le contrôle d'accès par Valérie Milsan

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