En voilà une question qu’elle est bonne ! Et on ne vous la pose pas au hasard. Le mois dernier, nous avons mis en place notre super outil d’audit de sécurité gratuit en ligne. Vous avez été nombreux à l’utiliser et nous en sommes super contents… et un peu fiers aussi. Cet outil est génial, simple à utiliser et gratuit. Enfin, ça, on vous l’a déjà dit, et puis on s’égare un peu.
Tout ça pour vous dire que les premiers résultats de cet audit sont révélateurs et unanimes :
Les gestionnaires ne connaissent pas le nombre de clés en circulation dans une grande partie des établissements !
Et ça, pardonnez-nous d’être aussi directs, mais ce n’est pas bon signe. On vous dit pourquoi et comment y remédier.
Le nombre de clés en circulation : un chiffre… clé
On ne va pas y aller par quatre chemins !
Le nombre de clés en circulation est tout simplement une donnée clé à connaître.
En tant que gestionnaire des accès, vous ne pouvez tout simplement pas vous permettre de laisser des clés en circulation. Cette faiblesse risque d’avoir tôt ou tard des conséquences sur la sécurité de votre établissement. Alors, savez-vous combien de clés circulent ? Combien de clés ont été volées ? Reproduites ? Perdues ? OK, on arrête de vous assaillir de questions, mais ce qu’on essaie de vous dire c’est que vous devez avoir une politique de gestion de clés fiable et efficace.
Alors, on sait, ce n’est pas facile à mettre en place, d’autant plus lorsque l’établissement est soumis à un fort turn-over, ou à de nombreuses entrées et sorties tout au long de l’année. Mais, la bonne nouvelle, c’est qu’il existe des solutions.
La non-maîtrise des clés : une faille énorme
Ne plus maîtriser la circulation des clés dans un établissement engendre un risque énorme pour votre structure. Et cela ne veut pas dire que vous ne savez pas gérer, que vous êtes incompétent ou étourdi, mais tout simplement qu’avoir une visibilité précise sur la circulation des clés dans un établissement est extrêmement difficile. Chez Pollux, on a vu toutes sortes de situations ! On a vu des gestionnaires dépassés par les événements, qui ne parvenaient plus à remettre la main sur des clés emportées par du personnel dont la mission était terminée. Alors, ils appellent les personnes, les relancent, perdent du temps et frôlent le burn-out, parce que oui, ils ont aussi d’autres choses à faire. On a vu des gestionnaires tendus parce qu’une clé avait de nouveau été égarée.
Alors, qui n’a jamais perdu une clé ? Ce sont des choses qui arrivent quotidiennement, sauf que lorsque vous êtes gestionnaire des accès, ce petit incident prend une autre dimension. Il faut vite entreprendre les démarches pour changer les cylindres concernés. Et puis, il y a ces gestionnaires qui courent dans tous les sens, et qui oublient de noter le prêt d’une clé, ou qui l’écrivent sur un post-it jaune fluo bien visible qui finira tout de même par se perdre.
Les solutions
Les clés non reproductibles
Il existe la clé protégée à vie. Alors, oui, c’est une solution qui permet de maîtriser la reproduction des petits malins, mais vous n’êtes pas pour autant à l’abri des vols, des pertes ou de la non-restitution des clés. Et puis avouons que même avec des clés protégées à vie, au bout d’un moment, la gestion devient malgré tout difficile et on peut vite perdre la maîtrise des clés qui circulent.
Le turn-over est en plus un facteur aggravant, tout comme le nombre d’intervenants au sein de l’établissement. Dans les mairies, par exemple, la multitude de profils des usagers complexifie la gestion du nombre de clés en circulation. Associations, écoles, instituteurs, agents d’entretien, délégation de service public, sous-traitants… sont autant de profils susceptibles de prendre possession des lieux et de nécessiter un accès. Alors, à moins d’être doté de super pouvoirs, avouez qu’il est difficile de s’y retrouver et de gérer tout ça comme il faut ! Alors, les clés non reproductibles, c’est bien, mais peut mieux faire !
L’organigramme mécanique
Pour maîtriser la circulation des clés et la gestion des accès, la création d’un organigramme de clé est essentielle. Il permet d’attribuer des droits à des personnes bien précises. Alors certes, c’est une architecture complexe qui doit être réfléchie en amont pour porter ses fruits, mais qui est nécessaire pour tout établissement.
La création d’un organigramme apporte sérénité et sécurité à toutes les structures qui l’utilisent.
Vous avez les organigrammes mécaniques, et les organigrammes électroniques très pratiques où les clés se transforment en badges.
Le contrôle d’accès électronique
Exit les clés et les traditionnelles serrures. Ici, les badges prennent la relève. L’intérêt de ce système est qu’il permet une excellente gestion, tout comme avec un organigramme mécanique, mais la différence est que les badges possèdent des accès limités que le gestionnaire peut modifier comme bon lui semble. Et même si un badge est perdu, vous aurez l’occasion de voir un gestionnaire des accès ultra détendu, car il sait qu’il peut désactiver l’accès à distance à tout moment ! Donc retenez bien :
Contrôle d’accès électronique = sérénité + sécurité.
C’est le must ! Enfin un système qui facilite la vie et libère l’esprit. Ah oui, on oubliait de vous dire : si vous vous absentez et que vous partez en vacances par exemple, vous pouvez continuer à veiller sur vos locaux depuis votre transat, à condition d’avoir un PC ou un smartphone et une connexion Internet, bien évidemment. La gestion des accès devient nomade, et vous, vous pouvez enfin profiter.
La gestion des accès est un véritable casse-tête qui peut pourtant être très facile en choisissant la bonne solution. Le tout est de se poser les bonnes questions afin de faire les bons choix et de s’adresser au bon professionnel. Mais, au fait, connaissez-vous le nombre de clés en circulation de votre établissement ? Si vous n’avez pas encore fait notre audit gratuit, c’est par ici.
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