Les EHPAD (Établissements d’Hébergement pour Personnes Âgées Dépendantes) ont la lourde tâche d’accompagner un public fragile et d’assurer sa sécurité. Pour cela, ils doivent faire face à des contraintes telles que le flux de circulation important ou encore le turn-over du personnel.
C’est pourquoi la gestion des clés peut vite devenir un véritable casse-tête dans ce type d’établissement.
C’est le souci que rencontrait Thomas, directeur d’une grande maison de retraite. Il était confronté à deux obligations qui peuvent sembler incompatibles à première vue : assurer une protection sans faille à ses résidents, et leur garantir une libre circulation dans l’enceinte de l’établissement. C’est pour résoudre ce dilemme qu’il a fait appel à nos services.
Le besoin : une solution sûre et flexible
Pour la gestion de ses clés, Thomas avait besoin d’une solution qui vienne alléger son quotidien et l’intendance de ses accès. En effet, ses équipes dédiaient beaucoup trop de temps à cette tâche. Gérer les droits des différents intervenants de la maison de retraite, réaliser les doubles des clés…
La perte de temps était colossale.
Il faut aussi savoir que de nombreux intervenants sont amenés à circuler ponctuellement au sein d’un EHPAD : diététiciens, kinésithérapeutes, personnel de ménage, sous-traitants, famille… sans oublier les résidents eux-mêmes !
Thomas souhaitait donc pouvoir contrôler ces accès, tout en maintenant des espaces de liberté, car tous les intervenants n’ont pas accès aux mêmes lieux. De nombreux paramètres sont donc à prendre en compte, comme c’est le cas du turn-over qui est relativement important dans ce genre d’établissement. Si un ex-employé garde sa clé, cela peut représenter un danger et une faille pour l’EHPAD ! Le sentiment d’insécurité serait néfaste pour le bien-être des résidents.
Thomas savait pertinemment que ses solutions n’étaient pas entièrement sécurisées.
Il en avait pleinement conscience et ça ne le rassurait pas. Il avait d’ailleurs déjà surpris dans l’enceinte de l’établissement des personnes indésirables ou des proches des résidents s’introduisant grâce à un code, sans respecter les horaires de visites. Il lui fallait donc une solution qui lui fasse gagner du temps, qui l’aide à optimiser sa gestion des accès, et surtout, qui lui assure une sécurité optimale, sans être synonyme d’enfermement pour les occupants.
Notre solution : le système de contrôle d’accès électronique
Une simple visite sur site nous a permis de déterminer les points sensibles et le type d’équipement requis pour assurer à la fois la sécurité des résidents de l’EHPAD, tout en leur laissant une certaine liberté de déplacement.
Thomas disposait de deux organigrammes mécaniques et saturés, ce qui signifie qu’il ne pouvait plus faire de nouvelles variures. Il n’avait pas idée du nombre de clés qu’il avait en circulation et n’avait pas pleinement pris conscience de la dangerosité que peuvent représenter des clés perdues, égarées ou non restituées.
Thomas possédait également des clés non protégées (et donc facilement reproductibles) et des accès extérieurs gérés par digicode. Combien de personnes disposaient du code ? Thomas ne savait pas non plus. De plus, le digicode entraîne des contacts digitaux répétés, pas très recommandés actuellement !
Bref, la sécurité de l’établissement comportait de nombreuses failles qu’il fallait corriger rapidement.
Nous avons donc d’abord proposé de mettre en place des clés protégées contre la reproduction, mais c’est notre système de contrôle d’accès électronique sans fil qui a séduit Thomas. Il répondait à l’ensemble de ses attentes, à savoir :
- une gestion simplifiée grâce à notre logiciel en ligne ;
- la création de nouvelles portes et de nouveaux usagers, sans limites, grâce à la pérennité de notre solution évolutive ;
- la simplification de la gestion des clés et l’utilisation de badges. En cas de départ d’un des salariés, le responsable peut désactiver le badge de l’employé en question et même si ce dernier le conserve, il ne fonctionnera plus ;
- la non-reproductibilité des badges.
Même si Thomas avait quelques doutes quant à l’adaptation des résidents à ce nouveau système, ces derniers se sont très vite habitués, malgré leur âge et leurs habitudes.
En effet, les badges ont l’avantage d’être légers à transporter, et faciles à manipuler. Des critères non négligeables, quand on a la vue qui baisse ou les mains qui tremblent un peu.
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