Comment créer un plan d’organigramme de clé efficace ?

Pour une entreprise, la gestion des accès impose parfois de jongler avec des dizaines, voire des centaines de clés différentes pour sécuriser les locaux. Frustrant, n’est-ce pas ? C’est là qu’intervient le plan d’organigramme de clé ! Chez Pollux, fabricant de serrures depuis 1929, nous avons fait de cette approche notre spécialité. Notre objectif ? Vous permettre de gérer l’ensemble de vos accès avec une seule clé par utilisateur, tout en garantissant une sécurité optimale. Dans cet article, nous vous invitons à revenir sur ce fameux organigramme de clé pour bien en comprendre les enjeux.

Quelles sont les bases d’un plan d’organigramme de clé efficace ?

À quoi sert un organigramme de clé ?

Au cœur de ce système se trouve l’objectif de simplifier la vie des utilisateurs tout en renforçant la sécurité. Chaque individu se voit attribuer une clé unique, savamment programmée pour ouvrir exclusivement les portes auxquelles il a le droit d’accéder.

Fini les trousseaux encombrants et les recherches interminables de la bonne clé !

Les avantages d’un organigramme de clé bien conçu sont nombreux :

• il optimise la circulation des personnes,
• il réduit les risques de perte ou de vol de clés,
• il permet un contrôle précis des accès.

En complément, il s’adapte à l’évolution de votre organisation, ce qui offre une flexibilité à long terme.

Comment choisir entre un organigramme mécanique et électronique ? 

Tout dépend de vos besoins spécifiques.

Les systèmes mécaniques, fiables et économiques, conviennent parfaitement aux structures simples. Pour les configurations plus complexes, un contrôle d’accès électronique ou hybride peut s’avérer judicieuse. Elle offre une gestion dynamique des accès et la possibilité de tracer les entrées et sorties. Pour en savoir plus, découvrez notre article dédié sur les 5 atouts d’une serrure électronique.

Comment élaborer votre schéma directeur ? La clé du succès

1. Analyser votre configuration

La création d’un plan d’organigramme de clé efficace repose sur un schéma directeur minutieusement élaboré. Cette étape nécessite une analyse approfondie de votre configuration et une réflexion stratégique sur la gestion de vos accès.

Commencez par dresser un inventaire détaillé de vos infrastructures :

• combien de bâtiments comptez-vous ?
• quel est le nombre total de portes à sécuriser ?
• comment s’organisent les flux de circulation au sein de vos locaux ?

Pour les structures avec un seul bâtiment et peu de portes, un simple tableau croisé portes/usagers peut suffire. Cependant, dès que la complexité augmente, il devient nécessaire d’élaborer un schéma directeur plus sophistiqué.

2. Définir une logique de groupement des accès

Une fois cette analyse effectuée, il est temps de définir une logique de groupement des accès. Chez Pollux, nous recommandons plusieurs approches complémentaires :

Par zone géographique : créez des passes par bâtiment ou par étage. Cette méthode est particulièrement efficace pour les grandes structures multisites.

Par fonction : regroupez les accès selon les services ou la destination des locaux. Par exemple, un passe « technique » pourrait ouvrir tous les locaux d’entretien.

Par type de porte : différenciez les accès aux bureaux, aux salles de réunion, aux locaux techniques, etc.

L’astuce Pollux ? Combinez ces approches pour obtenir un organigramme sur mesure et pérenne. Par exemple, vous pourriez avoir un passe général par bâtiment, puis des passes secondaires par étage ou par service.

3. Créer une structure hiérarchique des passes

Enfin, établissez une structure hiérarchique claire des passes. Du passe général au passe partiel, mais aussi les clés individuelles, chaque niveau doit être soigneusement défini.

N’oubliez pas : l’objectif est que chaque utilisateur n’ait qu’une seule clé !

Quelles sont les bonnes pratiques pour un plan d’organigramme performant ?

Vous avez établi les bases de votre plan d’organigramme de clé, mais comment s’assurer qu’il reste performant dans le temps ? Voici quelques astuces et bonnes pratiques que nous vous recommandons pour optimiser votre système.

Combiner solutions mécaniques et électroniques pour plus de flexibilité

L’une des clés du succès réside dans la combinaison judicieuse des solutions mécaniques et électroniques. Si votre configuration le permet, n’hésitez pas à équiper les portes à forte fréquentation (entrées principales, portails) de systèmes électroniques. Cette approche hybride offre une flexibilité accrue, notamment pour la gestion des accès temporaires ou la modification rapide des droits.

Anticiper les évolutions futures de votre organisation

Anticiper l’évolution de votre organisation est primordial. Personne ne peut prédire l’avenir, mais votre plan d’organigramme doit pouvoir s’adapter à la croissance de votre structure. C’est là que la technologie Pollux fait la différence. Grâce à notre système à pompe unique, vous ne serez jamais bloqué, même en cas d’agrandissement majeur qui ajoute des centaines de nouvelles portes à votre organigramme.

Choisir une technologie adaptée : l’exemple des clés Pollux

Le choix de la technologie est déterminant. Qu’il s’agisse de clés réversibles ou paracentriques, il est essentiel de prévoir les évolutions futures, notamment le nombre de variures par passe. La technologie Pollux, grâce à son système à pompe innovant, offre une flexibilité inégalée. Ce système permet d’ajouter facilement de nouvelles portes à votre organigramme, même des années après sa mise en place, sans être limité par des contraintes techniques.

S’inspirer de modèles existants pour votre configuration

Pour vous aider dans votre démarche, n’hésitez pas à vous inspirer de modèles existants. Chez Pollux, nous proposons des exemples concrets d’organigrammes adaptés à diverses configurations. Que vous gériez un petit immeuble de bureaux ou un vaste campus universitaire, ces modèles vous serviront de point de départ pour concevoir votre propre système.

Enfin, gardez à l’esprit que la réalisation d’un schéma directeur pérenne est essentielle. Identifiez une logique solide pour créer vos passes partielles, que ce soit par bâtiment, étage ou service. Par exemple, un passe technique ouvrant toutes les portes techniques peut s’avérer très pratique.

En suivant ces conseils et en optant pour une technologie fiable comme celle de Pollux, vous vous assurez d’un plan d’organigramme de clé performant, flexible et capable de s’adapter à l’évolution de votre organisation.Vous souhaitez en savoir plus sur nos solutions d’organigramme de clé adaptées à votre structure ? N’hésitez pas à nous contacter. Nous vous proposerons la solution idéale pour optimiser la sécurité de vos locaux.